教授に用事があっても、すぐに取り合ってもらえないことが多々あります。
しっかりと要件を聞いてもらいたいのなら、事前にアポイントメントを取ることが重要です。
教授にメールを送るときのポイントをまとめてみました。礼儀をわきまえて分かりやすいメールを送りましょう。
目次
必ず「件名」を書いているか確認してから送信！教授にメールを送る時はチェック
教授への失礼のないメールの書き方
１、件名
件名(subject)は忘れがちですが、必ず記入しましょう。
忙しい教授は一日に何十通のメールを受け取っておられる方もいます。
そんな教授のためにも、一目でわかるように本文の内容を簡潔にまとめたものを件名にしましょう。長すぎると全てが表示されず逆にわかりにくいことも。
また、内容がわかりにくい件名やありふれたものだと、スパムメールと間違われて確認してもらえなかったり、急ぎではないと思い後回しにされてしまう可能性もあります。
さらに丁寧に自分の名前を件名に記入すると教授は安心してメールを確認することができます。
懸命の具体例
OK例
「○○の授業について(○○学部○年氏名)」「『○○演習』宿題について」
「【質問】明日のゼミの資料」「【お願い】奨学金の推薦」etc.NG例
「こんにちは」「はじめまして」「ご確認ください」「お願い」etc.
- 教授にメールを送るときは、必ず件名をつけること
- 件名に自分の名前を付けるのもおすすめ
- 件名は具体的で簡潔なものにする
教授は一日に何通もメールを受信しますから、紛れてしまう可能性がありますよね。確実に読んで欲しいなら、必ず件名はつけましょう。だらだらと長く書くと表示されない可能性もありますので、簡潔に書くのがポイントですね。
実際の流れを確認！教授にメールを送る時の文例
◆メールの流れ
———————————————–
件名：○○について …①件名
———————————————–
○○先生 …②宛名
最初の挨拶文（お世話になっております、等）
○○と申します。 …③挨拶文
○○についてメールさせていただきます。○○○○○○○○
○○○○○○○○ …④内容
○○○○○○○○締めの文 …⑤締めの文
○○大学 ○○学部○○学科 学籍番号○○○○
氏名
Eメール：○○○○@gmail.com …⑥署名
携帯：090-123-4567———————————————–
添付：氏名「○○レポート」 …⑦添付ファイル
- 教授へのメールの例
- 分かりやすく型式通りに書くと良い
忙しい教授あてには、誰から来たか、何の要件なのかが一目見るだけで分かるようにしたいですね。長文をだらだらと書くと、後回しにされるどころか、きちんと読んでもらえない可能性があります。
確認の意味でも「お礼のメール」を送ろう！教授からメールの返信が来たらこうする
相手に「指図」をしない
「早めのお返事お待ちしております」のように締めくくる学生さんがいますが、このように、相手に（「早く返信しろ」と）指図をするような表現は、目上に対して失礼です。
同じような例に「このメールへの返信は必要ありません」というのがあります。
返信するかしないかはメールをもらった相手（教員）が決めることです。
人を敬うという態度の基本は「自分のことより相手の都合を先に考える」「物事はなるべく相手に決めてもらえるように配慮する。自分は合わせる」という発想です。
余計なひと言で読み手に悪印象を与えないよう気をつけましょう。
質問やお願いのメールで「～してください」は厳禁
「～してください」は命令形です。敬語を使う場面では避けること。
「～していただけないでしょうか」「～していただけましたら幸いです」を使いましょう。詳しいことは敬語の使い方のページを参照してください。
一度で話が通じるように（丁寧な日本語で）説明する。「暇」という表現は使わない
１～２行のメールではまず話は通じないです。
何が聞きたいかわからず何度もやりとりするのはお互いに時間の無駄ですね。
「何のために情報を集めているのか」「どこまで自分で調べたのか」など、ちょっとでも説明があると全然違います。
話し言葉と書き言葉は違うので、普段教員に直接話しているときより、文章表現はもうちょとだけ丁寧にしてください。
「暇があったら」「暇な時間」という表現が使えるのは、「あそびの相談の時だけ」と考えてください。「お時間がありましたら」「ご都合のよい時間」と書きましょう。
教員から情報が無事届いたことを確認する御礼のメールを送る
自分の問題が解決したら、ぷっつりと連絡がそこで終わってしまうというタイプの学生さんがよくいますが、大変失礼な態度だと思います。
まれではありますが、メールが何かの事故で届かないということはいつでも起こり得ることです。メールが届いたことを確認してもらう意味でも、最後のお礼は必ず書きましょう。
引用元-
- 相手を支持するような文章を入れてはいけない
- 「～してください」は命令形にあたる
- 「～していただけないでしょうか」等を使用すること
- 文章表現は、丁寧に詳しく表記すること
- お礼のメールは必ず送る
「～してください」は命令なのですね。意外と使ってしまっている言葉なので注意が必要です。また、返信が来た後のお礼のメールも重要ですね。一言でも良いので、お礼のメールを送ることが大切です。
メールでアポを取るにはこうする！教授に相談がある時の文例
アポの取り方
教員に相談したいことがあるときには、事前にメール等で連絡をして、了承を得てからにしましょう。
間違っても研究室に突撃することの無いように!
ごくまれにいつでもどうぞ、な教員もいらっしゃいますがそれは例外です。
いずれにしても確認をした方がよいでしょう。
オフィスアワー(研究室訪問が可能な日時を予め設定している)がある大学は、その日時に訪問出来るよう、自分の日程を調整することが望ましいです。
自分の都合のよい時間を勝手に設定して「この時間に行っても良いですか」というのは失礼にあたります。
予め教員の出勤情報(何曜日が出勤で、いつ授業をしているのか等)を学部の事務の方に聴いておくのも良いと思います。
メールの書き方
教員にアポを取るときなどのメールの書き方についてお伝えします。
まずタイトルでどのような内容なのかを分かるようにします。無題では送らないようにしましょう。
「◯◯について」
「◯◯のお伺い」
「◯◯のお願い」などと簡潔に記載します。
タイトルには先生の名前をフルネームで記載します。
文の始めには、自分のことを名乗り、どういった件でご連絡したのかを記載します。
タイトル:◯◯のお伺い
◯◯先生
突然のご連絡を失礼いたします。
◯年◯番の◯◯申します。
◯◯についてお伺いしたいことがあり、ご連絡を差し上げております。(お伺いしたい内容を記載)
お忙しいところ申し訳ありませんが、ご検討よろしくお願い致します。
◯年◯番
◯◯
アドレスこのような形式が基本文です。
ご参考にしていただければ。
- 教員んにアポを取りたい時は、事前に連絡する
- オフィスアワーがあるときは、それに合わせること
- 件名、先生の名前などをしっかりと明記する
大学は生徒数も多く、先生もとても忙しいですよね。高校の時のように気軽に尋ねることは避けた方が良さそうです。礼儀をわきまえることが大切ですね。また、しっかりアポイントを取っていると、先生もちゃんと話を聞いてくれそうです。
なるべくPCから送りましょう！教授へメールを送る時は携帯を避ける
できればPCから送ろう
学生にとってはメール＝携帯で送るものとなっているかとは思いますが。
携帯の設定によっては、返信しても迷惑メール扱いされて届かないことがあるのですよね。
添付ファイルも送れる
添付ファイルを送りたいときにも何かと不便です。
基本、PCから送るようにしましょう。
- パソコンからメールを送るのがおすすめ
- パソコンから送らないと、迷惑メールに振り分けられてしまう可能性がある
- 添付ファイルもパソコンから送れるので便利
対面と違って、メールは届いているかどうか分からないところがデメリットですよね。もし返信がないようでしたら、再度送ってみるとよいかもしれません。教授は忙しいということを踏まえて、早めに連絡をしましょう。
